STRUCTURE OF A TYPICAL COVER LETTER
Your Address
Date
Name of Contact Person, Their Title
Organization Name
Street Address
City, State, Zip Code
Dear (contact person, Mr ., Ms. and last name):
Opening Paragraph
Use this paragraph to get the employer's attention. State your career objective, the particulat position and/or area, the degree and major if relevant, and how you came to learn. about the position or employer. In a letter of inquiry , indicate why you would be interested in working for
the employer or organization.
Body of the Letter
The body of the letter is used to justify your qualifications for the position. Relate your qualifications to specific job requirements, using examples of your work experiences and achievements to make your points. You will not duplicate resume information, but highlight or add pertinent details of interest to the employer in this section. You will need to do research on the organizations that you are interested in or applying to, and relate this information in your letters.
The Closing
The final paragraph is used to express interest in an opportunity to interview for th~ position being applied for, or to meet to discuss your qualifi-
cations in light of the employer's needs when \vriting an inquiry letter .
Indicate a willingness to supply the employer with further information.
In the Case of an inquiry letter, if you will be traveling to a specific region
or city , indicate when that visit will take place.
Sincerely,
Your signature
Your Name Typed
SAMPLE 1
John T.Reid
222 S. Dubuque St.
Iowa City , IA 52240
(319) 351-5555
February 26, 19xx
David Myers
Software Engineer
Billings Controls
2260 Mountain View B1vd
Billings, MT 59101
Dear MI. Myers:
Ms. Kelly Foster, Director of Data Systems at Ottings Corporation. informed me that your company has a position available in electrical engineering. I will be graduating with my B.S.E. in Electrical Engineering in May 19xx, and would be interested in applying for the position with Billings Controls.
From the job description: I understand you are looking for an electrical engineer to work on your current upgrade project. As a co-op student at Ottings Corporation, I gained exposure to many of the same computerized manufacturing systems that your company employs. For example, I was assigned to complete modification and testing on the systems used at Ottings. I feel my co-op experience combined with by educational background would make me an ~t to your project team.
I would appreciate the opportunity to speak with you about my qualifications in more detail. I will contact you in the next two weeks to make arrangements for an interview at your convenience.
Thank you for your interest.
Sincerely.
SAMPLE 2
JohnT.Reid
1201 Summer Street
Iowa City, IA 52240
September t, 19XX
Tracy Smith. VP Human Resources
XYZ Company
355 1st Avenue
New York, NY 55555
Dear Ms. Smith:
The current issue of Business Week contains a very interesting article on XYZ Company which prompts me to write to you concerning my interest in a career in the field of human resources and recruitment
I am interes1ed in learning more about your work as well as an)' anticipated openings on your staff. My qualifications for a position in human resources. which are more thoroughly described in the enclosed resume, include:
· research and writing for the student chapter newsletter of the American Association of Personnel Administrators.
· course work including Selection, Human Resource Management. And Training and Development
· part-time work experience as office assistant to the Director of Human Resources at a local retail store
· B.A. in Communication Studies, minor in Human Resource Administration
During the week of October 2, I wi11 be visiting New York City. if your schedule pernits, I would appreciate the opportunity to meet and discuss my qualifications for an entry-Ievet position on your staff. I will call your office next week to see i f such a meeting can be arranged
Thank you for your consideration.
Sincerely,
Karen E. Smith
Hatalı ve doğru ön mektup örnekleri
Aşağıdaki örneklerde önce, yapılmaması gerekenleri göreceksiniz. Her örneğin başında, yapılmış olan hata konusunda açıklama var .Daha sonra da doğru örnekleri okuyacaksınız.
Hatalı Giriş bölümü -Net olmayan, pasif ifade
İlişikte bulabileceğiniz bir fotoğraf ile İngilizce özgeçmiş örneğiyle, firmanızda görev alma isteği üzerine başvuru yapmaktayım.
Hatalı Giriş bölümü -ilgi uyandırmayan, sıradan ifade
"Firmanızda satış şefi olarak görev almak istiyorum. Fotoğraflı özgeçmişim ekte sunulmuştur ."
''Enclosed please find my Resume, which gives fll details my educational background and career to date''
Hatalı Giriş bölümü -Net olmayan, pasif ifade
Ekli özgeçmişimin incelenerek, tarafınızdan değerlendirilebileceği savıyla sunmuş bulunmaktayım''
Hatalı Giriş bölümü -Pasif ifade
"Vermiş olduğunuz ilanla ilgili olarak sıralanan özelliklere sahip olabileceğimi düşünerek başvuruda bulunuyorum''
Hatalı Orta bölüm -Abartılı ve Kitabi ifade
''Firmanızda ürün müdür asistan gibi bir pozisyonla başlayarak okulda kazandığım ileri seviyede teorik bilgi ve kulüp çalışmalarının verdiği pratik tecrübeyi daha da güçlendirmek, yaratıcılığımı kullanmak ve firmanıza maximum faydayı sağlamak istiyorum''
''My greatest ambition is that you grant me the honor and pleasure of being appointed as a Sales Manager in your company"
Hatalı Orta bölüm -Firma hakkında bilgi eksikliği
(Başvurulan firma dünya çapında bir marka olduğu iddiasındadır)
''Bundan sonraki çalışma hayatım firmanız gibi Türkiye çapında başarılı olan bir firmada yönetici olarak sürdürmek istiyorum''
Hatalı Son bölüm -Normal olmayan ve pasif ifade
''Niteliklerimi ve amaçlarımı daha ayrıntılı öğrenmek . istediğinizde, özgeçmiş örneğindeki yazılı adres ve telefondan kurulmak isterim"
Hatalı Son bölüm - Gereksiz açıklama ve pasif ifade
" 3 Eylül tarihinde sağ ayak bileğimde bir kırk meydana geldiğinden şahsen müracaat edemedim. Ancak başvuru için gecikmediğimi umuyorum ...''
Hatalı Son bölüm -Sıradan ifade
''Özgeçmişim bir adet fotoğrafımla birlikte ilişikte olup, Başvurumu dikkate almanızı saygılarımla rica ederim''
''Görüşmek için bir fırsat vereceğinizi ümit eder; saygılarımın kabulünü arz ederim''
Doğru Giriş bölümü -ilgi çekici ve kendine güvenen ifadeler
İlanınızdaki Personel Yöneticisi pozisyonu ile ilgileniyorum. Çünkü firmanızın personele verdiği önemi biliyor ve böyle bir ortamda yöneticilik yapmanın yararına inanıyorum.
"lf you are Iooking for a young, spirited, eager, and interested Chemical Engineer, I am for you"
"I am seeking a position in international banking. 1 believe my experience in cross-cultural communication and my quantitative skills would be useful to the international operations of your Bank"
"I am the new kid in the advertising sector. 1 may Iook strange but 1 think you're
going to Iike me. Here's why: ..."
Doğru Orta bölüm -Sıradan olmayan, dikkat çekici ve güvenli ifadeler
Alman Lisesi , İşletmede Iisans ve yüksek Iisans, yayımlanmış bir kitap (uluslar arası ticaret) 8 yıl yönetim tecrübesi, çok iyi derecede Almanca ve ingilizce, 36 yaş ve işe uygun kişilik özellikleri."
"I am certain my international background and experience will make a positive contribution to your company."
"Firmanızın Satış Müdürü pozisyonu için aradığınız eğitim iş tecrübesi ve diller konusundaki tüm özelliklere sahibim. Yıllardır yakından izlediğim firmanız da benim aradığım özelliklere sahip"
"Bilgisayar kullanımındaki yetkinliğim, yayın hayatındaki iş tecrübem ve hızlı çalışma tempom ile yayınevinizin gereksinimi olan pozisyonu gerektiği gibi dolduracağıma eminim"
"Research and statistics became my academic Ioves in high school and they remain my strongest academic interests today Now, as a Boaziçi University.graduate1 1 seek the chance to work in your company's Research De.partment"
Doğru Son bölüm -Net ve kendine güvenen ifadeler
'Türk moda endüstrisinin dinamik isimlerinden biri olan kuruluşunuzda kariyer yapmakla ilgileniyor ve bu konu ile ilgili cevabınızı bekliyorum"
İŞ GÖRÜŞMELERİ
Bu bölümün hazırlanmasında Cambridge Üniversitesi, Iowa Universitesi metinleri ve Suat Soysal'ın kitabından da yararlanılmıştır.
En basit anlamada görüşme, aday ile işveren arasında yüz yüze bir toplantıdır, bilgi alışverişidir, iki yönlü iletişimdir. İş verenin amacı adayla ilgili bilgiler toplamak ve aşağıdaki sorulara cevap aramaktır.
-Neden bize başvurdu ?
-Bizim için neler yapabilir, bilgi ve yetenekleri nelerdir ?
-Özellikleri söz konusu işin gerektirdiği özellikler mi ? Diğer bir deyişle işin gerekleri ile adayın özellikleri çakışıyor mu?
-İşe uygunsa diğer adaylardan üstünlüğü var mı?
-İşe almak istiyorsak istediği şartları sağlayabilir miyiz?
Adayın amacı ise özelliklerini işverene anlatmak, işin kendine uygun olup olmadığını anlamak ve işe alınması konusunda işvereni ikna etmektir. İşvereni 3 konuda ikna etmek gereklidir.
-Ben bu işi yapabilirim
-Ben bu işi istiyorum
-Ben bu işe ve firmaya uyum sağlarım.
Görüşme korkulacak bir şey değildir. İş görüşmesi çeşitli yanıltmaca ve taktiklerle dolu , içinden çıkılması zor bir sınav olarak görülüyor. Gerçek yaşam bunun tersidir. Eleman seçimi ile uğraşan uzmanların amacı, adayları bunaltarak onları sıkıştırmak değildir. Aksine mümkün olduğunca medeni bir iletişim ortamında sizinle ilgili bilgi elde etmek için çalışırlar. Görüşmelerde başarılı olma sanat değildir, doğuştan gelen yetenekler gerekmez, aksine çalışarak , hazırlanarak olur.
GÖRÜŞMEYE HAZIRLANMAK
-Başarılı bir görüşmenin ön koşulu iyi hazırlanmaktır.
-Önceden , sorulabilecek tüm sorulara cevaplarınızı hazırlayın ama ezberlemiş ya da okuyor gibi konuşmayın.
-Özgeçmişinizi iyi inceleyin , çelişkiye düşmeyin. Görüşmeye girmeden önce iş ilanı ile özgeçmişiniz arasındaki bağlantıları kurun.
-Önceden firma hakkında bilgi toplayın
-Yanınıza nelerden bahsetmeliyim pusulası hazırlayın.
-Yanınızda bir not defteri ve kalem olsun ( Görüşmede not tutmak için değil gerekirse not almak için.)
-En önemlisi görüşmeye gitmeden önceki gece yeterince uyumuş olun.
Geçmişiniz:
İş ilanını yeniden okuyun. Bu, Size niteliklerinizden iş için gerekli olanların öncelikleiri belirlemenizde yardımcı olacaktır.
Başvuru formuna ya da cv'nize yazdıklarınızı anımsamaya çalışın, her zaman bir kopyasını bulundurmanızda yarar vardır. Ve siz değerlendirici olsanız neler sorardınız düşünün. İşle ilgili bütün yenenek, nitelik ve deneyimlerinizi düşünün, başvuru formuna bununla ilgili neler yazdığınızı anımsayın, başka ne gibi örneklerle destekleyebilirsiniz.
Organizasyon:
Görüşmeden önce mutlaka firma hakkında bilgi toplayın. Bütün firmaların broşür ya da katalogları olamaybilir ya da bunlara ulaşamayabilirisniz. Media, ya da tanıdıklarınız aracılığıyla, ya da Merkezimizin daha önce çalıştığı bir kurumsa biz de bilgi verebiliriz. Kurum kültürünü, vizyonlarını, rakiplerini, iyi oldukları konuları öğrenmeye çalışan. Ve bu sektördeki sadece ülkemizde değil dünyadaki gelişmeleri izleyin.
Önceden , sorulabilecek tüm sorulara cevaplarınızı hazırlayın ama ezberlemiş ya da okuyor gibi konuşmayın. (Masa başı iş istemiyorum demeyin…)
Yanınıza nelerden bahsetmeliyim pusulası hazırlayın.
Yanınızda bir not defteri ve kalem olsun ( Görüşmede not tumak için değil gerekirse not almak için.)
En önemlisi görüşmeye gitmeden önceki gece yeterince uyumuş olun
Randevu almak:
İş görüşmesine davet edilmişseniz bu cv'nizin ön elemeyi geçtiği anlamına gelir. Değerlendirici kişi sizin sözkonusu işi yapabilecek potansiyele sahip bir aday olduğunuzu düşünmektedir, bu aşamada onları nitelikleriniz, becerileriniz, deneyimleriniz kişiliğiniz ve mtivasyonunuzla işl için uygun olşduğunuza ikna etmeniz gerekmektedir. Sizi veri tabanlarına aldıklarını bildiren bir mektup da alabilirsiniz, bunun anlamı şu andaki iş için uygun olmasanız da firma sizi ilerde bir başka pozisyon için değerlendirebilecek nitelikte görmüş demektir. Fakat genellikle bu nedenle aranma olasışlığınız çok düşüktür. Çünkü her nedense veri tabanlarını yeni bir iş sözkonusu olduğu zman etkili bir biçimde kullanmamaktadırlar.
Giyim Tarzı:
İş görüşmesine giderken günlük giyim tarzı yerine daha formal bir giyim tarzı seçmelisiniz. Olabildiğince bakımlı olun ve resmi giyinin.
Kadınlar: Etek-ceket ya da pantalon-ceket şeklinde bir takım iş görüşmeleri için uygun bir giysi seçimi olacaktır. Etek boyu ne çok uzun, ne çok kısa olmalıdır. Yine çok abartılı, dar, ve/ya iddialı kıyafetlerden kaçınılmalıdır. Kıyafet, abartılı olmayan sade ve zarif aksesuarlarla tamamlanabilir. Aynı şekilde saç ve makyaj abartıdan uzak olmalıdır. Özetle, sadelik, temizlik ve bakım mülakat öncesi benimsenmesi gereken ilkelerdir. Ancak bazı işler için gündelik kıyafetlere benzer tarzda giyinmeniz beklenir, örneğin radyo-televizyonculuk gibi. Daha önceden biraz araştırma yapmanız gerekebilir. (Sümer & Demirutku, 1999)
Erkekler: Koyu renk, ütülü bir takım elbise ve bu takımı tamamlayan fazla abartılı olmayan bir kravat uygun bir tercih olacaktır. Saç, sakal ve bıyık traşı olunmalı; temiz ve bakımlı bir görüntü sergilenmelidir.
Dış görünüşün yanı sıra, vücut bakımına özel hassasiyet göstermek yararlı olacaktır. (Sümer & Demirutku, 1999)
Selamlaşma:
İnsan ilişkileri açısından, sosyal psikoloji araştırma sonuçları da göstermektedir, ilk izlenim çok önemlidir. İçten olun ve tebessüm edin.
Görüşmeciler sizi odaya davet ettikleri zaman merhaba ya da iyi günler diyerek selamlaşmalısınız. Ellerini sıkmak için ortamın uygun olup oladığına ise onların yaklaşımlarına bakarak karar verebilirsiniz. Eğer ellerini sıkacaksanız bunu çok gevşek ya da çok sıkı yapmayın ve uzun sürmemelidir. Görüşmede daha önceden tanıdığınız kişiler olursa bunu belli etmeyin, yakın davranmayın, sorulmadan birşey demeyin.
Size oturmanız söylenmeden oturmayın. Birden fazla oturma grubu varsa görüşmecilerin en sağına ya da en soluna ve tam karşılarına oturmayın. Birden fazla kişi varsa hepsiyle göz teması yapabileceğiniz ortada bir yere hafifçe sandalyeyi çekebilirsiniz.
Kendinize güvenin, bunu görüşmeciler gözlemleyebilsin. Heyecanlı olmanız doğaldır ama bunun abartılı olması başka biçimlerde yorumlanabilir.
İŞ GÖRÜŞMESİNİN ÇEŞİTLERİ VE AŞAMALARI
İşe alma yöntemine göre görüşme çeşitleri:
Seri Görüşme
İşe alınmak için bir dizi görüşmeye girersiniz. Genellikle en az iki en çok da dört görüşme yapılır. Önce İnsan Kaynakları Yetkilisi sizinle görüşür. Bu görüşmede sizin, iş için gerekli minimum nitelikleri taşıyıp taşımadığınızı anlamaya çalışırlar. Sizin ana özellikleriniz ve firmaya uyum gösterip gösteremeyeceğinize bakılır. Bu ilk görüşme önemlidir, çünkü görüşmelerin devam edip etmeyeceğine bu görüşmede karar verilir.
Daha sonraki görüşmelere birlikte çalışacağınız amiriniz girebilir. Daha teknik konulara ve yeteneklerinize yoğunlaşırlar. İşi yapıp yapamayacağınızı anlamaya çalışırlar. Eğer işi yapabileceğinize karar verilirse iş koşullarına (izin, maaş vb) geçilir.
Bazen adaylar seri görüşmelere girdiklerinde "Hala karar veremediniz galiba , 2-3 keredir görüşmeye geliyorum bir sonuç çıkmadı"diyorlar. Sakın böyle bir şey söylemeyin . Eğer size açıklamadılarsa, görüşmelerin devamı hakkında bilgi sorabilirsiniz, ama sistemi eleştirmeniz doğru değildir.
Tek Görüşme
Görüşmeyi İnsan Kaynakları Yöneticisi ve / veya ilk amiriniz yapar Her şey bu görüşmede konuşulur ve karara bağlanır. Genel olarak en az iki görüşme yapmak yararlıdır. Hem işe başvuran hem de iş veren için daha fazla bilgi toplama olanağı ve düşünme fırsatı yaratacağı için doğru bir karar verilmesine yardımcı olur.
Görüşme yöntemlerine göre görüşme çeşitleri:
Stres Görüşme
İkinci Dünya Savaşı'ndan sonra, casus seçme tekniklerinden yararlanılarak oluşturulan bu yöntem , giderek yaygınlığını kaybetmektedir. Ülkemizde ise nadir olarak uygulanmaktadır. Her şey yolunda giderken görüşmeci birden saldırgan hale gelir, örneğin adayın değer yargılarıyla ilgili ağır eleştirilerde bulunur ve adayın buna ne tepki verdiği izlenir. Amaç , gerçek yaşamın stresinde adayın ne yapacağını anlamaktır. Müşteri karşısında ya da yönetici olarak stresli bir anda nasıl davranacağınızı görmek isterler.
Böyle bir görüşmeye girme olasılığınız çok düşüktür. Yine de karşılaşırsanız , böyle görüşmelerden korkmayın, sakin olun ve telaşsız cevaplar verin. Asıl tetikte olmanız gereken sizi gerginleştiren değil, rahatlatan görüşmelerdir.
Rahatlatan Görüşme
Yöntem çok basit: görüşme esnek bir akışla yönlendiriliyor, aday hiç sıkıştırılmıyor, görüşme boyunca sakin olacağı bir ortam sağlanıyor ve bu rahat ortam sayesinde tüm sorulara ayrıntılı cevaplar alınıyor.
Görüldüğü gibi asıl tetikte olunması gereken görüşmeler , stres görüşmeleri değil rahatlatan görüşmelerdir. Bunun yanında bu tür görüşmelerde anlatmak istediklerinizi anlatma fırsatını daha çok yakalayabilirsiniz.
Yapılandırılmış Görüşme
Bu görüşmenin asıl özelliği, akışının ve sorulacak soruların önceden belirlenmiş olması ve görüşmenin bu programa göre gitmesidir. Önceden, iş analizlerine göre sorulacak sorular ve akışı yönlendirmek için görüşme formu hazırlanır. Her soruya verilecek cevaplar değerlendirilerek bir sonuca varılır. Görüşmenin programlı ya da programsız olması sizin tutumunuzu pek değiştirilmemelidir. Sadece, programlı görüşmelerde , kendi istediklerinizi anlatma fırsatı yaratmak konusunda daha çok çaba göstermelisiniz.
Yemekte Görüşme
Bunlar genellikle titiz olmanız gereken görüşmelerdir. Sizi daha iyi tanımak için yemeğe ***ürürler ve orada sorular sorarlar. Ortam rahattır. Hareketlerinize yemek yeme tarzınıza bakarlar ve davranışlarınıza göre yorumlar yaparlar. Mönüden zor seçmek (karasızlık), işverenle aynı şeyi ısmarlamak ( özgün olmamak), tatmadan tuz dökmek (durum değerlendirmeden harekete geçmek) vb..
Yemeklerdeki görüşmeler için sizin için esas öneriler şunlardır. Bilmediğiniz yemeği ısmarlamayın, zor yenen bir yemeği seçmeyin, hesabı ödemeye kalkmayın ve içki içmeyin.
Öğle saatine gelen görüşmelerde genellikle adaya ve görüşmeciye sandviç ısmarlanır. Bazen adaylar karışık sandviç isteme yanılgısına düşerler. Sandviçlerini yerken her tarafa dağılan soslar nedeniyle telaşlanıyorlar ve kontrollerini kaybediyorlar.
Görüşmeci Grubu ve Tek Aday
Bir grup görüşmeci var ve siz teksiniz. Böyle görüşmeler daha çok üst pozisyonlar için tercih edilir. Konu ile ilgili tüm görüşmeciler bir arada olduğu için , daha kapsamlı bir görüşme olanağı vardır. Aynı zamanda grup önündeki tarzınızın anlaşılmasını da sağlarlar. Kontrolünüzü kaybetmeyin ve tüm soruları takip edip cevaplamaya gayret edin.
Birden fazla aday ile görüşme
Görüşmeye birkaç aday ile birlikte girersiniz. Amaç sizi daha iyi karşılaştırmak ve diğer adaylarla olan ilişkilerinize bakmaktır. Geride kalmayın ama diğer adayları da ezmeye kalkmayın.
İŞ GÖRÜŞMELERİNİN AŞAMALARI
Genelde aşamalar ve sıraları şöyledir.
Havanın Isıtılması
Görüşmeyi yapan, ortamın gerginliğini ortadan kaldırmak için güncel olaylardan, ortak konulardan konuşmalar yapar. Bu bölüm önemlidir çünkü görüşmecinin nasıl bir ortam istediğini anlarsınız. Onun havayı belirlemesine izin verin ve izleyin. Tek kelimeli cevaplar vermeyin ve diyaloga hazır olduğunuzu belirtin.
İşin ve Firmanın Çok Kısa Anlatımı
Görüşmeciler genellikle size ipuçları vermemek için önce sizin hakkınızda bilgi edinirler, daha sonra da iş ve firma hakkında çok kısa bilgi verirler. Sizinle ilgili görüşme başlamadan önce size iş ve firma hakkında çok kısa bilgi verirler. Genellikle bu bilgi hangi bölüm ve hangi pozisyona eleman aradıkları ile kısıtlıdır. Bu bölümde işle ilgili ilave bilgi alma fırsatınız olursa hiç kaçırmayın. Bu bilgiler kendinizi anlatırken çok işinize yarar.
Bilgi toplama
Sizin iş ve firma için doğru insan olup olmadığınızı anlamak için sorular sorulur. İşle ilgili ve kişilik özellikleriniz hakkında bilgi toplanır. Bu bölümü çok iyi değerlendirmelisiniz. Vereceğiniz cevaplar ve bilgiler işe alınmanızda önemli rol oynar.
İşin ve Firmanın Detaylı Anlatımı
Sizin hakkınızda bilgiler toplandıktan sonra görüşmeci size işi anlatır. . Bu bölümde iyi bir dinleyici olun ve sorular sorun. İşi ve firmayı yeterince tanımaya çalışın. Bilgi toplama soruları ile bu bölümde de karşılaşabilirsiniz.
Görüşmenin Kapatılması
Burada görüşmelerin sonucu ya da bir sonraki aşama söylenir.
Her görüşme bu aşamalara uymak zorunda değildir. Sürprizlere her an hazırlıklı olmalısınız. Her görüşmecinin kendine göre bir tarzı vardır. Olabildikçe doğal ama ciddi , samimi ama düzeyli olmanız önerilir.
ÜCRET:
Görüşmeler sırasında sorulmadan ücret konusunu açmayın. Yeni mezun iseniz, sorulduğu zaman görüşme öncesi piyasada o işe ödenen ücreti araştırmışsanız, aynı değeri ya da biraz daha fazlasını isteyebilirsiniz. Firmalara ait iş için başvuru formlarında ücret talep edilen bölümü boş bırakmanızı öneririz. Çünkü yazacağınız rakam iş görüşmesine çağrılmamanıza neden olacak etkenler arasında yer alabilir. İş deneyimizinizi yeterli buluyorsanız pazarlık yapabilirsiniz.
